Struktur dalam membuat action Plan

Rencana yang mau dilakukan atau lebih dikenal dengan action plan diperlukan untuk dapat memetakan apa yang harus dilakukan demi mencapai target yang telah ditetapkan.

Sebelum menyusun action plan, ada beberapa hal penting dan mendasar yang perlu dipahami.

1. Target adalah suatu sasaran yang ingin dicapai, di mana sasaran tersebut belum pernah dicapai sebelumnya. Misalnya pencapaian sales tahun 2017 adalah 5 miliar, maka target sales pada tahun 2018 diharapkan meningkat 20% menjadi 6 miliar.

2. Mempelajari konsep perubahan:

  • Jika kita mengerjakan pekerjaan sehari-hari, maka kita akan mendapatkan hasil yang sehari-hari
  • Atau kita mendapatkan hasil yang lebih buruk dari pencapaian sebelumnya, diakibatkan adanya perubahan pada faktor internal atau eksternal seperti:
    • Tren yang sudah berubah, kompetitor yang semakin banyak
    • Pelanggan yang semakin kritis
    • Mesin yang semakin aus
    • Pergantian orang, adanya orang baru
  • Kalaupun kita mengerjakan pekerjaan rutin tetapi target tercapai, sesungguhnya pencapaian target tersebut lebih karena ”by accident” bukan ”by design”, misalnya:
    • Kenaikan penjualan sejalan dengan kenaikan pertumbuhan ekonomi
    • Permintaan meningkat karena daya beli masyarakat membaik, atau karena trend terhadap produk yang dijual membaik

Berdasarkan kondisi tersebut di atas, maka ada persyaratan penting pada action plan yang harus dipenuhi:

  1. Action plan bukan penjabaran target. Misalnya target sales 5 miliar, maka action plan-nya adalah target divisi A adalah 3 miliar, target divisi B adalah 2 miliar
  2. Action plan bukan berisi pekerjaan rutin, pekerjaan yang sehari-hari sudah dilakukan. Misalnya memonitor pencapaian sales tiap bulan, mengunjungi pelanggan setiap 6 bulan sekali padahal sudah rutin dilakukan, melakukan meeting koordinasi, melakukan audit setiap 6 bulan, membahas setiap claim yang masuk, dan tugas lainnya yang bersifat rutinitas.
  3. Action Plan adalah aktivitas kerja baru yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Action plan juga bisa berupa program improvement yang belum pernah dilakukan sebelumnya untuk mengatasi kelemahan sistem yang ada.

 

  • Kekurangpahaman akan konsep tersebut di atas, tidak ada pemisahaan antara pekerjaan rutin dengan action plan.
  • Banyak perusahaan yang terjebak dengan rutinitas, sehingga tidak ada waktu untuk mengerjakan suatu action plan. Perusahaan terjebak dengan rutinitas dikarenakan beberapa hal seperti:
    • Untuk mengerjakan pekerjaan rutin saja, waktunya sudah tidak cukup (sudah pulang malam)
    • Pekerjaan rutin tidak bisa ditunda sedangkan activity plan bisa ditunda, akhirnya prioritas jatuh pada pekerjaan rutin
    • Kurang orang
    • dan lain sebagainya
  • Banyak Manajemen yang terjebak pada pencapaian hasil (pencapaian target) bukan pada cara untuk mencapai target tersebut (action plan). Setiap kali meeting hanya difokuskan pada pencapaian hasil atau target. Kurang memonitor pelaksanaan action plan sebagai penyebab tidak tercapainya target yang telah ditetapkan. Akibatnya, penekanan pada pentingnya action plan menjadi diabaikan karena tidak dikontrol oleh Manajemen.

Semoga Anda dan perusahaan dapat menerapkan action plan yang benar setelah memahami mindset yang seharusnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *